Manisa Büyükşehir Belediyesi'nden dijital arşiv aktarımı
Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe güvenle taşımak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama aktarıyor. Çalışmaları yerinde inceleyen Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, proje hakkında yetkililerden bilgi aldı. Projenin, belediyenin hizmet kalitesini artırmasının yanı sıra kurumsal hafızanın güvenli şekilde korunmasına katkı sağlaması hedefleniyor.
Belgeler aşama aşama kayıt altına alınıyor
Proje, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü koordinasyonunda, uluslararası standartlara uygun yöntemlerle yürütülüyor. Süreç altı temel aşamadan oluşuyor: fiziki ayrıştırma ve temizlik, yüksek çözünürlüklü tarama, içeriklerin OCR ile aranabilir hale getirilmesi, indeksleme, kalite kontrol ve entegrasyon ile son olarak şifreli yedekleme.
İlk aşamada uzman ekiplerce yapılan ayrıştırma ve temizlik sonrası belgeler yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılıyor. Ardından OCR teknolojisiyle belgelerin içerikleri dijital ortamda aranabilir hale getiriliyor. İndeksleme aşamasında evraklar; tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendirilirken tüm belgeler kalite kontrol süreçlerinden geçirilerek Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne entegre ediliyor. Sürecin sonunda dijital veriler, gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedekleniyor.
Hizmet kalitesi ve çevresel etkiler
Dijital dönüşüm çalışmasıyla bürokratik süreçlerin hızlanması ve vatandaş taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi hedefleniyor. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltan proje, kağıt kullanımını düşürerek çevre dostu belediyecilik anlayışına da katkı sağlıyor. Manisa Büyükşehir Belediyesi, bu adımla hem kurumsal hafızasını güvence altına alıyor hem de teknolojiyi kamu hizmetlerine entegre ederek akıllı şehir altyapısını güçlendirmeyi sürdürüyor.
MANİSA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ, KURUMSAL HAFIZASINI GELECEĞE GÜVENLE TAŞIMAK AMACIYLA FİZİKİ ARŞİVİNİ DİJİTAL ORTAMA AKTARIYOR. GENEL SEKRETER YARDIMCISI AHMET ATA TEMİZ İLE YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANI FUNDA ARSLAN, ÇALIŞMALARI YERİNDE İNCELEYEREK YÜRÜTÜLEN SÜREÇ HAKKINDA BİLGİ ALDI.
